Office 2016

Microsoft julkaisi uuden Office 2016 version 22.9.2015 ja nyt reilun kuukauden versiota käyttäneenä sitä voi suositella yrityskäyttäjillekin.

Office 2016 sisältää hyvin pitkälle samat ohjelmistot kuin 2013 versiokin, sillä poikkeuksella, että Infopath ei enää ole mukana kuvioissa:

  • Publisher 2016
  • Skype For Business 2016
  • Visio 2016
  • Project 2016
  • Word 2016
  • Excel 2016
  • PowerPoint 2016
  • Access 2016
  • Outlook 2016

Microsoftin lähtökohtana on jo pitkään ollut tehdä asioita pilvi- ja mobiilipalvelut edellä mutta käyttäjää on erityisesti ajateltu monissa yksittäisissä toiminnoissa. Useita aiemmin monen mutkan kautta tehtäviä asioita on oiottu suoriksi ja käyttökokemusta on muutenkin parannettu esimerkiksi selkeyttämällä valikkonäkymiä ja tuomalla käyttäjille uusia älykkäitä toimintoja. Näistä näkyvimpiä ovat Kerro-toiminto ja älykäs haku.

Kerro = Tell me nopeuttaa merkittävästi jos kaikki valikot ja pikanäppäimet eivät ole hallussa ja voit hakea toimintoja suoraan yläpalkista, riittää että kirjoitat alkua haluamallesi toiminnolle. Kirjoita, mitä haluat tehdä sovelluksessa, ja Kerro-toiminto ehdottaa komentoja, näyttää ohjeen ja tarjoaa linkkejä lisäresursseihin.

Asiakirjojen yhteysmuokkaus on nyt aiempaa tehokkaampaa ja onnistuu suoraan Wordistä ja Powerpointista.. Aiemminhan tätä saattoi toki tehdä Skype for Busineksen kautta mutta nyt kun asiakirja on taltioitu Sharepointtiin onnistuu muokkaus suoraan sovelluksesta ja toisten tekemät muokkaukset tulevat näkyviin selkeästi.

Jaa tiedostoja sähköpostilla suoraan OneDrivesta tai SharePointista tai liittämällä tiedostoja viimeisimpien kohteiden luettelosta. Voit määrittää jakamisoikeudet niin, että vastaanottajat voivat käyttää liitetiedostoja poistumatta sovelluksesta. Tämä toiminnallisuus on erittäin mukava ja itse tykästyin tähän todella sillä nyt voin nopeasti valita viimeksi käsiteltyjen tiedostojen luettelosta suoraan oikean liitteen selaamatta kansiorakennetta läpi.

Tiedostojen käsittelyssä on muutenkin huomioitu pilvestä ladattavien tiedostojen käyttö hyvin eli sekä Onedrive että Sharepoint kirjastot ovat suoraan käytettävissä sovelluksesta.

Clutter on mielenkiintoinen ominaisuus ja on käytössä Office 365 sähköposteissa eli tarpeettomat-toiminto oppii priorisoimaan sähköpostisi oikein ja auttaa lajittelemaan toisarvoiset viestit erilliseen kansioon (saat kuitenkin päivittäisen yhteenvedon, joten mitään ei jää huomaamatta). Saapuvien viestien lajittelu voi olla erityisen hyödyllinen, kun olet matkoilla tai muualla kuin työpisteessä. Ominaisuuden voi toki kytkeä pois päältä.

Lisää uusista ominaisuuksista voit lukea täältä:

https://support.office.com/fi-fi/article/Office-2016-n-uudet-ja-parannetut-ominaisuudet-95c8d81d-08ba-42c1-914f-bca4603e1426

Sekä katsoa pikaversion uusiin ominaisuuksiin täältä:

https://www.youtube.com/watch?v=0x3iA746WBE&feature=youtu.be

Miten saan uuden Officen käyttööni?

Jos käytössäsi on Office 365 ja pakettina Office 365 Business, Office 365 Business Premium, Office 365 Enterprise E3, Office 365 Enterprise E4 tai OfficeProPlus tilaus, voit ladata uuden version suoraan portal.office.com osoitteesta.

Officen voit hankkia myös koneen mukana OEM-tuotteena haluamallasi kielellä.

Kolmas kanava on hankkia se MS Open License kautta eli volyymilisenssoituna, jolloin saat aina päivittää SA-sopimuksen ollessa voimassa uusimpaan tuotteeseen.

Paras menetelmä hankkia Office ja pilvipalveluista Exchange, Sharepoint, Skype for Business yhdessä on Office 365 Business Premium tai isommissa yrityksissä Office 365 Enteprise E3. Alle 300 hengen organisaatioissa riittää oikein hyvin Office 365 Business Premium ja se on pk-yrityksissä kysytyin paketointi sisältäen Officen 5 käyttäjän omistamalle laitteelle.

Visio ja Project on saatavilla omana tilauksenaan.

Ja Officen saat nyt kaikille haluamillesi laitteille, käytit sitten Windows, MAC OSX, Windows Phone, Android, Iphone laitteita.

Mitä tilausmalleja on käytössä?

Tilaustapoja on useita ja keskeistä on miettiä, keneltä saat tukea ja apua mahdollisissa ongelmatilanteissa:

Voit ostaa palvelun suoraan verkosta Microsoftilta luottokortilla mutta tämä ei ole suositeltavaa. Microsoft ei nimittäin tarjoa loppukäyttäjille suoraan tukipalvelua.

Voit ostaa palvelun kumppanin kautta, joko kuukausimallilla (CSP) tai kertatilauksella (Open12kk).

CSP mallissa puhutaan 1kk sitoutumisesta ja palvelupakettia voi periaatteessa vaihtaa vaikka kerran kuussa. Suosituin tilausmalli on silti edelleen Open 12 kk, jolloin palvelu ostetaan halutulle käyttäjämäärälle ennakkoon 12kk ajaksi. Ennakko-osto antaa turvaa, jos Microsoft nostaa hintaa kauden aikana.

Miksi päivittää?

Edellä mainitsin jo uusista ominaisuuksista ja jos käytössä on Office 2007 tai Office 2010 niin päivitys on erittäin suositeltava. Office 2003 käyttäjiä ei toivottavasti enää löydy. Office 2013 käyttäjällekin päivitys tuo työtä ja yhteistyötä parantavia ominaisuuksia, joten päivitys on erittäin suositeltava.

Pilvimallinen Office on käytännössä edullisin malli ja kun käyttäjä saa asentaa sen viidelle eri laitteelleen niin pitäisi riittää hyvin työkoneelle, kotikoneelle, tabletille, puhelimelle ja vielä jää yksi varallekin. Pilviversio mahdollistaa kaikille työntekijöille saman version, joka on erittäin tärkeää, jotta työntekijöiden tuottavuus paranee.

Office 365 versiot ovat ns. click to run versioita, joita ei voi käyttää yhtäaikaa volyymilisenssoitujen tuotteiden kanssa eli tämä kannattaa huomioida yrityksissä.

Office terveisin,
Visa Ali-Mattila
+358 45 773 488 54

Soita tai lähetä sähköpostia:
+358 75 755 0301
myynti@vmit.fi