Lakkaa polttamasta yrityksen rahoja useita tuhansia euroja!

Ihmettelet varmaan otsikkoa, että kuka polttaisi yrityksen rahoja, no ei varmasti kukaan tahallaan mutta tahtomattaan tämä on tilanne monessa yrityksessä. Huomaat pian miksi työkalut kannattaa pitää kunnossa ja vaihtaa uusiin säännöllisesti.

Tiedätkö mitä työntekijän aika yritykselle maksaa? Jos et niin kannattaa ottaa selville, seuraavassa vähän kaavaa sen selvittämiseksi.

Asiantuntijayrityksessä suurin kustannuserä ovat palkat. Konsulttitoimistoissa palkat saattavat helposti muodostaa sivukuluineen 70% yrityksen kuluista. Useissa yrityksissä seurataan kyllä asiakaslaskutuksen määrää mutta unohdetaan tyystin, että oma sisäinen työkin maksaa. Sisäisen työn kustannuksesta voidaan käyttää termiä omakustannushinta. Tämä tarkoittaa henkilön yhden työtunnin hintaa. Koska henkilöjä on erilaisia ja palkka vaihtelee, on jokaisen työntekijän omakustannushinta erilainen.

Omakustannushinta kannattaa laskea täyskatteellisena eli kustannusten laskennassa huomioidaan yrityksen kaikki kulut. Omakustannushinta voidaan määrittää seuraavasti:

-        Otetaan laskelman pohjaksi yrityksen koko kulurakenne

-        Vähennetään kuluista alihankkijalaskutus ja kauttalaskutus, mikäli nämä kirjataan suoraan ostoina

-        Jaetaan näin saatu kokonaiskustannus henkilöille kuukausipalkkojen suhteessa

-        Muutetaan edellä mainittu kokonaiskustannus henkilökohtaiseksi tuntihinnaksi jakamalla se vuosittaisella tuntimäärällä 150h*11kk = 1650h

Esimerkkinä 4 hengen asiantuntijayritys, jossa kulut voisivat olla:

Kustannuserä                              Summa

Palkkakulut                                  156250€

Sosiaalimenot                             62500€

Muut yleiskulut                          80000€             

Yhteensä                                      298750€

 

Josta saadaan omakustannushinta henkilöille palkanmukaan:

Henkilö              kk-palkka          osuus                 Omakustannushinta

A                         3500€                28%                    50,7€

B                         3300€                26,4%                47,8€

C                         3100€                24,8%                44,9€

D                         2600€                20,8%                37,66€

yhteensä           12500€              100%                

 

Edellä mainittu laskelma osoittaa, että työntekijän kulu yritykselle on 30-50€ tai jopa enemmän. Mutta keskiarvona voidaan varmasti käyttää 45€ tuntihintaa riippuen toki organisaatiosta. Laskelmissa on keskimääräinen kuukausipalkka 3125 euroa per kk, joka vastaa suomalaisen keskipalkkaa. Monissa asiantuntijayrityksessä keskimääräinen palkka voi olla helposti 2-3kertainen, jolloin 45 euron tuntihinta jopa tuplaantuu, riippuen toki muusta kulurakenteesta.

 

Nykypäivänä toimistotyöntekijät ja melkein alan kuin alan työntekijät ovat riippuvaisia tietotekniikasta ja sen toimimattomuus aiheuttaa suuria kustannuksia. Miksi yrityksissä suhtaudutaan yhä IT:hen pelkkänä kulueränä, vaikka se nostaa työn tuottavuuden uudelle tasolle. Tai uusimmat työkalut ja työvälineet nostavat ei vanhat ja toimimattomat välineet.

Otetaan esimerkki mitä maksaa kymmenen hengen organisaatiossa 10 min tuottamaton työ kuukausi tai vuositasolla?

Oletetaan, että työntekijän omakustannushinta on 45€/h. Oletetaan että työntekijän tietokone ja välineet jumittavat 10 min päivässä. Voi olla, että aika on edelleen alimitoitettu ja oikea arvio voi olla jopa 30 min.

kk-tasolla: 1/6 h*20pv = 3,33 * 45€ = 149,85€ / työntekijä => 10 työntekijää: 10*149,85€ = 1498,5€/kk

vuosi-tasolla: 149,85€*12 = 1798,2€/työntekijä => 10 työntekijää: 10*1798,2€ = 17982€

Edellä mainittu laskelma ei siis ottanut huomioon vielä menetettyä asiakastyötä, joka esimerkiksi asianajotoimistoissa on keskimäärin 200-300€/h. Jolloin menetetty asiakastulo tulee omakustannushinnan lisäksi, eli puhutaan edellä mainitulla tuntihinnoittelulla 8000€ - 12000€ menetetystä laskutuksesta per asianajaja, jos tuntihinta on tuolla välillä, ja kaikki aika käytetään laskutettavaan työhön.

Miksi siis yrityksissä ei laiteta asiaa kuntoon. Olen sitä mieltä, että taloushallinnossa ei ehkä mietitä asiaa tältä kantilta vaan ainoastaan esimerkiksi kannettavan 1500€ kertakulusta, joka on liian suuri hankinta tälle tilikaudelle. Mutta samaan aikaan yritys menettää joka kuukausi tuplasti kyseisen summan rahaa.

Toinen puoli on sitten se, että edelleen vain 25% suomalaisista yrityksistä käyttää hallittuja IT-palveluja, jotka varmistavat yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden ja toiminnan 24/7. Kun edellä juuri laskettiin kustannuksia yrityksen liiketoiminnalle, niin luku on hälyttävän alhainen. Yleensä hallitut palvelut hinnoitellaan kiinteästi, jolloin yrityksen on helppo tehdä seuraavan vuoden budjetti, kun tiedetään tarkasti mitä IT maksaa. Hallituista palveluista esimerkkinä täyden palvelun PRO-käyttäjäratkaisu.

Kolmas tärkeä asia on, se että työvälineiden pitää mahdollistaa työntekijän tuottavuus ajasta, paikasta ja työvälineestä riippumatta. Tämä tarkoittaa usein pilvipalvelujen käyttöä kuten esimerkiksi suomen suosituimman pilvipalvelun Office 365 (Exchange-sähköpostit, Sharepoint-tiedostot, Skype for Business – pikaviestintä.) Ei pidä kuitenkaan unohtaa yrityksen omia järjestelmiä, joita voidaan myös tarvittaessa käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. Yrityksillä on erilaisia tarpeita ja ratkaisumme mahdollistavat sekä pilvipalveluiden, paikallisten kuin näiden yhdistelmien käyttöönoton.

Nyt siis vauhdilla työvälineet kuntoon enää se ei ole ainakaan rahasta kiinni. Nyt ne, kenellä on vielä budjetissa varaa, niin työvälineet tilaukseen. Tarjoamme uusille ylläpitoasiakkaillemme myös Office 365 käyttöönoton veloituksetta. Jos et löydä haluamaasi konetta niin etsitään sopiva Dellin, Lenovon, HP:n, Applen tms mallistosta. Lue lisää kamppis-sivultamme www.vmit.fi/kamppis

Terveisin

Visa Ali-Mattila

visa.ali-mattila@vmit.fi