VM IT - Microsoft 365

Microsoft 365 ohjelmistot ja sovellukset kattavat merkittävän osan yritysten tarvitsemasta modernin ja ketterän tietotyön ympäristöstä. Microsoft kehittää palveluitaan jatkuvasti ja välillä asiakkaalle saattaakin tulla olo, että kokonaisuutta on vaikea hahmottaa. Juuri tässä tulee olennaiseksi ymmärrettävän ja auttavan kumppanin rooli.

Vaikka Microsoft on paljon automatisoinut ohjelmistojensa ylläpitoa ja tietoturvaa, on silti paljon toimenpiteitä ja osa-alueita, jotka ovat joko asiakkaan itsensä tai IT-kumppanin vastuulla. Seuraavassa olemme listanneet muutamia palvelun osa-alueita, joissa usein autamme asiakkaitamme sekä käyttöönotossa että ylläpidossa:

MFA CA - erilaiset säännöstöt ja politiikat, joka parantavat tietoturvaa ja käytettävyyttä
Microsoft Defender - automaattinen uhkien tunnistaminen ja estäminen
Microsoft Secure Scoren parannukset – jatkuvan turvallisuuden seuranta ja reagointi
AzureAD – ympäristön oikeuksien ja käyttäjien hallinta Microsoftin pilvessä
Endpoint – erilaisten päätelaitteiden hallinta
Modern Authentication – tunnistautumisen hallinta
Azure AD & M365 kustomointi, logot ja perusasetukset
Defender for Business käyttöönotto – tietoturvan kattavat työkalut
Autopilot – työasemien nollaus, käyttöönotto ja määritys

Lisensointi ja tilauksen hallinta

Oikea lisensointi ja sen hallinta on asiakkaan kannalta erittäin tärkeää Microsoft ekosysteemissä. Viime aikaiset Microsoftin lisensointimallien muutokset ovat olleet merkittäviä ja VM IT auttaa asiakkaitaan oikean ja kustannustehokkaan mallin valinnassa.

Oleellisin viimeaikainen muutos CSP-lisensointimallissa on vahva ohjaus vuoden sitoutumiseen aikaisempien kuukauden ja päiväkohtaisen lisensoinnin sijaan. Hinnat nousevat nyt vuonna 2022 ensimmäisen kerran merkittävästi viimeiseen kymmeneen vuoteen. Asiakkaan on siis syytä olla tarkkana käytössä olevien mallien ja ominaisuuksien suhteen.

Kyseessä ei ole pelkkä hintojen korotus vaan perustelu on palvelupakettien kasvaneessa laajuudessa ja niiden tuomasta lisäarvosta yrityksille. Monet PK-yritykset voivat hoitaa lähes koko tietotyön ympäristön Microsoftin ohjelmistojen avulla. Suurimman hyödyn saavat yritykset, mitkä hyödyntävät Microsoftin modernia työskentelytapaa ja käyttävät ominaisuuksia laajasti.

Palvelupaketteihin yksi suurimpia lisäarvoja tuovia muutoksia on Defender-tuoteperheen uudistukset. Microsoft 365 E3 lisenssiin jatkossa kuuluu Defender for Endpoint P1 ja pienyrityksille suunnattuun Microsoft 365 Business Premium lisenssiin Defender for Business. Lisätietoa Microsoft Tietoturvan merkitys korostuu jatkuvasti, eikä sitä voi liikaa korostaa. Yhä useammin Microsoftin kokonaisratkaisut korvaavat ulkopuolisten ohjelmistojen tarpeen mm. virustorjunnan, hyökkäysten torjunnan ja valvonnan suhteen.

Esimerkkinä suositun Microsoft Business Premium lisenssin mukana tuleva Defender for Business mahdollistaa ulkopuolisten virustorjuntojen jättämisen pois työasemista, mikä suoraan tuo lisenssien hinnankorotuksen verran säästöä.

Lisää joustavuutta hinnoitteluun tuo ”Pay as you go” -malli mm. Power Apps puolella, joka helpottaa palveluiden kokeilua kehityksessä ja konseptien toimivuuden varmistamisen ilman pitkää sitoutumista.

Sopimukseen kuuluvat lisenssit tulee jatkossa poistaa sopimuksen uusintapäivänä, oletuksena vuositasolla. Vakiointisopimusmalli on tuttu suurasiakkaille, mutta jatkossa pk-yritykset hallitaan samalla tavalla. Hyvin suunnitellun lisenssien hallinnan merkitys korostuu IT-kumppanin näkökulmasta. Tässä VM IT auttaa asiakkaitaan mielellään.

Työpajat

Työpajat ovat VM IT:n ja asiakkaan yhteinen tapa tehdä töitä samanaikaisesti. Tämä voi tapahtua etäpalaverina tai läsnäolopalaverin muodossa. Työpajojen sisältö voi olla joko toiminnallinen tai tekninen tai näiden yhdistelmä. Työpajat voivat olla myös osa Microsoft 365 Pelikirja -projektiamme, josta voit lukea täältä.

Käytämme työpajoissamme kolmea pääteemaa, joiden avulla voimme varmistua, että palveluiden käyttöönotolla ja yhteistyöllä saavutetaan mahdollisimman suuri hyöty:

Liiketoiminnan tarpeet ja tuki -kartoitustyöpaja

Käymme läpi asiakkaan liiketoiminnan vaatimukset ja toiveet IT-ratkaisuille. Työpajassa tunnistetaan ja kirjataan mm. yhteisen tietotyön vaatimuksia, organisaatiorakennetta, asiakkaita, palveluprosesseja, tietoturvavaatimuksia, identiteetin hallintaa ja kumppaniverkostoja. Lisäksi voidaan kartoittaa erilaisia raportointitarpeita, jatkuvuuden ja tietoturvan erityispiirteitä.

Viestintä, yhteinen tietotyö ja sovellukset

Työpajassa käydään läpi arjen työrutiineita sekä kokeillaan ja demotaan Microsoftin 365 ratkaisuita asiakkaalle. Työpajoissa voidaan ottaa myös käyttöön Microsoftin ratkaisuita. Työpajassa tutustutaan Teamsin mahdollisuuksiin sekä työmalleihin. Teemana voivat olla tehokkaat ja turvalliset etäkokoukset, automatisoitu pöytäkirjojen kirjoitus, jaetut tiedostot tai tallentaminen, varmistaminen ja tietoturva.

Täsmätyöpajat

Työpaja koskee jotain ennalta sovittua, täsmällistä tietotyöhön, varmistamiseen, tietoturvaan tai pilvityöskentelyyn liittyvää asiaa tai teemaa. Työpajassa sovitaan yhteinen eteneminen, jonka jälkeen VM IT tekee asiasta tarkemman esityksen, tarjouksen tai projektisuunnitelman.

Teknisesti työpajat voivat koskettaa seuraavia osa-alueita, jotka ovat myös jatkuvan ylläpitopalvelumme piirissä, voit lukea asiasta täältä. Teknisiä sisältöjä:

MFA CA - erilaiset säännöstöt ja politiikat, joka parantavat tietoturvaa ja käytettävyyttä
Microsoft Defender - automaattinen uhkien tunnistaminen ja estäminen
Microsoft Secure Scoren parannukset – jatkuvan turvallisuuden seuranta ja reagointi
AzureAD – ympäristön oikeuksien ja käyttäjien hallinta Microsoftin pilvessä
Endpoint – erilaisten päätelaitteiden hallinta
Modern Authentication – tunnistautumisen hallinta
Azure AD & M365 kustomointi, logot ja perusasetukset
Defender for Business käyttöönotto – tietoturvan kattavat työkalut
Autopilot – työasemien nollaus, käyttöönotto ja määritys
Teams – tietotyön moderni ja ketterä ohjelmistokokonaisuus

Varmistaminen

Microsoft 365:ssä on toimintoja tietojen varmistamiseen. Pääosin Microsoft 365 on rakennettu korkean saatavuuden arkkitehtuuriin, eli data ja tiedot on hajautettu useamman fyysisen konesalin kesken, jopa eri mantereilla.

Tämän lisäksi on olemassa erilaisia sääntöjä ja malleja tiedostoille sekä alle 30 vuorokauden sisällä poistettujen tiedostojen palauttamiseen. Vakiona ilman erityisiä toimintoja ei kuitenkaan ole mitään keinoja palauttaa täysin poistettuja tietoja eikä esimerkiksi palauttaa tiettyjä salattuja tietoja. Kuukauden sisällä poistetut sähköpostit ja tiedostot ovat palautettavissa, mikäli niitä ei ole poistettu myös roskakorin -puolelta. Organisaatioille tämä on usein riittävä, varsinkin jos organisaation kriittistä tietoa ei säilötä Sharepoint Online tai Teams -ympäristöissä. Valitettavan usein kuitenkin kadonnut tai tuhottu tiedosto havaitaan liian myöhään ja silloin keinot ovat erittäin vähissä.

Varmistaminen toiseen pilveen

Office 365:n kasvun myötä markkinoille on tullut erilaisia SaaS -mallilla toimivia varmistusratkaisuja. Nämä ovat yksi vaihtoehto, niiden käyttöönotto on usein tehty nopeaksi sekä helpoksi kilpailukykyiseen hintaan. VM IT:n asiantuntijat auttavat eri ratkaisuiden hahmottamisessa, hinnoittelun selvittämisessä ja käyttöönotossa. VM IT voi hallita ja ylläpitää asiakkaan varmisturatkaisua jatkuvana palveluna ja testata sen säännöllisesti.

Palveluiden valinta pohjautuukin usein hinnan lisäksi ominaisuuksiin, eli mitä palvelu kykenee varmistamaan ja kuinka skaalautuvasti se on rakennettu. Lähes kaikki varmistavat sähköposteja, mutta ominaisuudet voivat kattaa myös Sharepoint Onlinea, OneDriveä, Teamsia ja muitakin työkaluja. Lisäksi palveluissa on muita käytettävyyttä ja tietoturvaa parantavia ominaisuuksia.

Asiakasta mietityttää usein ratkaisuissa varmistetun tiedon sijainti. Tietyt palvelut hyödyntävät paikallisia palveluntarjoajia (datacentereitä/konesaleja), mutta useimmissa tieto tallentuu jonkin suurista julkipilvitoimijoista datacenteriin. (Google, Azure tai AWS).
Aina tiedon fyysistä sijaintia ei voida varmistaa, jos kyseessä on globaali pilvipalvelutoimija. Jos asiakkaan toimintaympäristö on sellainen, jota sääntelevät lait tai asetuksen näiltä osin, tulee ratkaisu suunnitella ja palvelun tarjoaja valita tilanteen mukaisesti.

Edellisten lisäksi saatavana on erilaisia ohjelmistopohjaisia ratkaisuita. Lähtökotaisesti VM IT käyttää näitä vain, kun suurempi kokonaisarkkitehtuuri ei kata riittävän luotettavaa ratkaisua asiakkaalle.

Microsoft 365 - Pelikirja

Teemme jatkuvasti työtä asiakkaidemme kanssa sen eteen, että he pystyvät hyödyntämään paremmin modernin työn sovelluksia ja työtapoja. Yhtenä tärkeänä tavoitteena projekteissamme on luoda asiakkaallemme pelikirja, johon kootaan yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat ohjaamaan modernin työn tekemistä.Työn tekemisen jatkuvuuden, ylläpidon sekä kehityksen varmistamiseksi pelikirjan luominen on oleellisen tärkeä asia: kun asiat on kertaalleen sovittu ja mallinnettu, niitä on helpompi jalostaa eteenpäin kun teknologiat kehittyvät ja tuovat uusia mahdollisuuksia liiketoiminnalle.

VM IT on kotimainen, ketterä ja nopea palvelutoimija, joka tarjoaa kokonaisvaltaisia IT-palveluita yrityksille ja yhteisöille. Yhtiön kotipaikka on Espoo. Autamme mielellämme asiakkaitamme kartoittamaan kokonaisvaltaisesti tietotyön tilanteessa sekä tuomme selkeät ratkaisut ja toimenpiteet suunniteltuina asiakkaan käyttöön. Tarjoamme tukea sekä PC että Apple (Mac)-käyttäjille. Lisäksi palvelumme kattaa kehitysprojektit ja läpikäydyt Autopilot -käyttöönottopalvelut ja tuen.

Kysy rohkeasti lisää, puhumme mielellämme asiakkaidemme kanssa samaa kieltä ja haluamme ymmärtää, mikä juuri Teidän toimintanne kannalta on tietotyössä olennaista.

VM IT Microsoft 365 palvelut

Hallitut Microsoft 365 Palvelut

Microsoft palvelut