IT-asiantuntijamme Jere Lämsä avaa Copilot-agenttien saloja.

Voitko kertoa lyhyesti itsestäsi ja roolistasi VM IT:llä? 

Meikäläinen on Jere Lämsä ja toimin VM IT:llä tietojärjestelmäasiantuntijana services-puolella. Viime aikoina oon syventynyt tekoälyn maailmaan ja kehittänyt ratkaisuja, jotka hyödyntävät Copilot-teknologiaa. 

Voisitko kertoa meille, mitä Copilot-agentit ovat ja miten ne toimivat? 

Copilot-agentit ovat tavallaan jatke Microsoft 365 Copilotin teknologialle, jota löytyy kaikilta, joilla on Copilot-lisenssi. Agenttien avulla voidaan automatisoida tehtäviä, suorittaa tiedonhakua, tarjota kielitukea ja ne toimivat viestinnän apurina. Ne ovat kuin henkilökohtaisia avustajia, jotka käyttävät Copilotin teknologiaa hyödykseen. 

Miten Copilot-agentit voivat tukea liiketoiminnan tavoitteita ja strategioita? 

Copilot-agentit voivat tukea viestintää ja prosessien automatisointia. Ne voivat säästää aikaa automatisoimalla niin sanottuja pakollisia ja toistuvia prosesseja, mikä on tärkeää liiketoiminnan tehokkuuden kannalta. Pienikin säästö ajassa, esimerkiksi 5 minuuttia per prosessi kertaantuu nopeasti, kun sama prosessi toistuu, vaikka viisi kertaa päivässä. Kuukaudessa aikasäästö onkin nopeasti jo useita tunteja. Varsinkin laajojen datalähteiden läpikäynnissä Copilot-agentit loistavat; esimerkiksi markkina-analyysien tekemisessä ja raportoinnissa niiden avulla saadaan nopeasti kokonaisuudet ymmärrettävään muotoon, mikä taas nopeuttaa päätöksentekoa. 

Voiko Copilot-agentteja käyttää ongelmanratkaisussa ja päätöksenteossa? 

Kyllä, ehdottomasti. Agentit voivat toimia hieman kuin nykyaikainen Google, hakien tietoa luonnollisella kielellä. Käyttäjä voi kysyä suoraan, mitä pitäisi tehdä, ja agentti hakee tietoa firman dokumenteista sekä verkosta. Tämä ominaisuus on itsellä ollut suuri apu ongelmanratkaisussa asiakkaiden kanssa.

Yhdessä asiakascasessa tehtävänantona oli auttaa Excel -dokumentin kanssa: haluttiin verrata kahta eri Exceliä, jotka sisälsivät osittain samaa dataa ja saada selville, mikä data esiintyy kummassakin. Excel ohjelmistona ei ole omaa erityisosaamista, joten käännyin Excelin Copilotin puoleen. Selitin promptillani tilanteen sille ja mitä halutaan saavuttaa. Copilot tarjosi ohjeet ja kaavan, jolla tämä vertailu saatiin tehtyä. Tuon kaavan kaivaminen netistä ja sen käytön opettelu itsenäisesti olisi voinut viedä jopa tunteja, mutta tällä saatiin se tiivistettyä muutaman minuutin hommaksi. 

Voisitko kertoa tärkeimmistä teknologioista ja työkaluista, joita käytetään Copilot-agenttien rakentamisessa? 

Tärkein työkalu on Copilot Studio, jonka kautta agentit rakennetaan. Microsoft muuten tarjoaa myös valmiiksi rakennettuja agentteja, esimerkiksi Prompt Coach, jonka avulla jokainen käyttäjä voi hioa omia taitojaan promptien (kehotteiden) rakentamisessa tai vastikään julkaistu Researcher-agentti, joka tuo syväanalyysien teon nopeasti ja tehokkaasti Copilotiin. Copilot Studio mahdollistaa myös monimutkaisempien agenttien rakentamisen. Lähtökohtaisesti agenttien rakentaminen on tehty niin helpoksi, että jokainen osaa tehdä niitä. Kuitenkin, mikäli omaa koodaus-taitoja, niin voi saada agenteista enemmän irti: esimerkiksi connectoreilla, jotka yhdistävät Copilotin ulkoisiin järjestelmiin. Tällä tavalla agentit saadaan yhdistettyä M365-ympäristön ulkopuolisiin järjestelmiin (esim. CRM) ja niiden käyttömahdollisuudet kasvavat sitä myöten huimasti. 

Miten Copilot-agentit voivat parantaa tiimien yhteistyötä ja viestintää? 

Monellakin tapaa: agentit voivat esimerkiksi muistuttaa tiimin jäseniä tehtävistä ja vastuunjaosta, toimia kirjanpitäjinä tai sihteerinä, ja auttaa viestinnässä sparraamalla käyttäjiä. Ne voivat tehdä keskivertoviestistä loistavan viestin ja auttaa tuomaan asiat esille ymmärrettävästi. 

Miten Copilot-agentit varmistetaan tietoturvallisiksi ja yksityisyyden suoja varmistetaan? 

Tämä onkin erittäin tärkeä osa-alue. Copilot-agentteja rakentaessa määritellään, mihin dataan ne pääsevät ja mihin eivät. Tämä onnistuu esimerkiksi valmiiksi rakennettujen SharePoint-kansioiden avulla. Lisäksi organisaatioiden ja yritysten tulisi käyttää Microsoftin Sensitivity labeleita, jotka määrittävät datan arkaluontoisuuden. Myös käyttöoikeudet dokumentteihin tulevat olla tarkasti hallittuja. 

Miten Copilot-agentit voivat parantaa käyttäjäkokemusta SharePointissa? 

SharePointissa on yleensä koko yrityksen data ja se datan määrä on verrattain suuri. Sen vuoksi näitä kirjastoja voi olla haastavaa käydä manuaalisesti läpi, mutta Copilot-agentit voivat toimia tehokkaina hakukoneina, jotka etsivät tietoa ja dokumentteja spesifisistä aihealueista. Tämä säästää aikaa ja parantaa hakukokemusta merkittävästi. 

Miten Copilot-agenttien suorituskykyä voidaan optimoida? 

Optimointi onnistuu käyttämällä laajaa ja laadukasta dataa. Käyttäjien palaute on tärkeää ja agentteja tulee jatkuvasti kouluttaa ja hienosäätää sen perusteella. Connectorien käyttö ulkoisiin järjestelmiin voi myös parantaa suorituskykyä. Esimerkiksi yhdistämällä Copilot-agentti käyttämään organisaation Dynamics -ympäristöä. Tällöin agentti pääsee elävään dataan kiinni ja voi hakea ajantasaisimpia tietoja asiakkaista, kontakteista ja vaikka viimeisimmistä asiakaspalautteista, mikä taas nopeuttaa ja parantaa päätöksenteon laatua huomattavasti. 

Mitkä ovat seuraavat askeleet Copilot-agenttien käyttöönotossa yrityksessä? 

Ensimmäinen askel on data kuntoon laittaminen: Copilot-agentit eivät keksi vastauksia vaan tuottavat vastaukset lähdedataan pohjautuen. Mikäli yrityksen tai organisaation data ei ole ajantasaista, ei agenttien vastauksetkaan ole paikkaansa pitäviä. Kun data on kunnossa, voidaan henkilökunnalle aktivoida Copilot-lisenssit. Tämän jälkeen aloitetaan itse agenttien rakentaminen ja optimointi. Agenttien suunnittelu on myös tärkeässä roolissa, jotta voidaan määrittää, mitä toimintoja halutaan automatisoida ja tehostaa. Tällainen onnistuu esimerkiksi työpajan avulla, jossa käydään läpi yrityksen prosesseja, kirjataan ne ylös ja mietitään, miten näiden prosessien automatisointi teknisesti onnistuisi sekä mitä teknologioita niiden toteuttamiseen tarvitaan. Näitä työpajoja olemme toteuttaneet myös asiakkaillemme.

Mikäli haluat sparrailla Copilot-agenttien mahdollisuuksista liiketoimintasi tehostamiseksi, ota yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta ja jutellaan lisää!