Rauno Välimaa, Head Of PMO kertoo kokemuksiaan ja jakaa vinkkejä siihen, miten projekteja johdetaan ja miten yhdessä sovitut tavoitteet saavutetaan.

Kerro lyhyesti kuka olet ja mitä teet VM IT:llä?

Moro! Nimi on Rauno Välimaa, tuttavallisemmin Rauski. VM IT:llä johdan projektitoimintaa Head of PMO roolissa.

Miten määrittelet projektin menestyksen ja mitkä mittarit ovat tärkeimpiä sen arvioimisessa? 

Joskus aikoinaan projekteja mitattiin hyvin pitkälle projektikolmion kautta eli tarkasteltiin myös projektin menestymisen ja onnistumisen näkökulmasta aikaa, rahaa ja sekä laajuutta/laatua. Nykyään tai jo oikeastaan pidempäänkin projektin menestystä ja sitä tukevia mittareita on määritetty tukemaan sitä, mitä arvoa projekti tuottaa liiketoiminnalle.

Esimerkiksi, kuinka nopeasti saadaan muutoksia tehtyä, kuinka nopeasti uusia tuotteita/palveluita tuotetaan maailmalle ja kuinka projektin tuotokset tuottavat hyötyä ja arvoa liiketoiminnalle. Näiden lisäksi myös asiakastyytyväisyys on tärkeässä roolissa ja sitä ei saa unohtaa. Myös VM IT:n projekteissa on otettu vuoden alusta käyttöön NPS:n (Net Promoter Score) mittaaminen ja toistaiseksi näyttää melko hyvältä muutaman käyttöönottoprojektin jälkeen NPS on 100.

Toki se, että projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa on tärkeä asia laatua unohtamatta, mutta se, että projekti saavuttaa tavoitteet ja tuotokset sovitun mukaisesti, on lopulta se tärkein mittari. Tämän takia projektin hyväksymisen mittarit tulee määrittää sekä projektin tavoitteiden, tuotoksien, onnistumisen sekä projektin johtamisen näkökulmasta. Johtamisella tässä tarkoitan sitä, että projekti voidaan lopettaa hyvissä mielin niin tilaajan kuin toimittajan toimesta, kun molempien näkökulmasta tavoitteet on saavutettu ja hyväksytty saavutetuiksi alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi riskienhallinta on tärkeä osa projektin mittaamista, koska se tukee laatua ja muita mittareita: välttämällä riskit, onnistuu moni muu mittari ja projekti kokonaisuudessa. 

Millaisia haasteita olet kohdannut projektien hallinnassa ja miten olet ratkaissut ne?

Projektien läpivientiin liittyvät myös haasteet. Ehkä suurin haaste on ollut projektitoiminnassa se, että puuttuu tilannekuva kokonaisuudesta ja näkymä yksittäiseen projektiin sekä niiden riippuvuuksiin. On sitten kyse resursseista tai riskeistä, jolloin projektien johtamiseen ja tukemiseen reagoidaan liian myöhään.

VM IT:n projektisalkku ja muut muutosjohtamisen palvelut on rakennettu juuri tähän haasteeseen; varmistamaan ja tukemaan organisaation johtoa ja projektitoimintaa sekä tunnistamaan ja reagoimaan haasteisiin ennen kuin tilanne on päällä. Projektisalkun tavoite on myös helpottaa priorisoimisessa sekä johtamaan projekteja sekä projektien aloittamisen että käyttöönottojen näkökulmasta.

Yksi henkilökohtainen suosikki haasteiden ratkaisemisesta on luoda näkymä siitä, milloin projekti tai muutos on siirtymässä projektilta tuotantoon tai jatkuviin palveluihin. Tämä auttaa hahmottamaan organisaation kykyä vastaanottaa muutos, sillä mikään organisaatio ei kestä jatkuvia päällekkäisiä muutoksia. 

Miten varmistat, että projektit pysyvät aikataulussa ja budjetissa? 

Jatketaan samalla teemalla eli VM IT:n vastaus tähän on hyvän projektijohtamisen lisäksi projektisalkku. Projektisalkun avulla saadaan tilannekuva projekteihin, jolloin projektin mittareihin ja tarvittaessa myös toleransseihin on näkyvyys ja tarpeen tullen voidaan reagoida nopeasti. Yksi hyvä tapa on seurata projektin virtausta työmäärän ja miksei myös kustannuksien näkökulmasta PowerBI -raportoinnilla. Raportoinnin kautta näkee aika nopeasti, jos projektiin ei synny tunteja, ja sen jälkeen onkin hyvä kysyä, että tapahtuuko projektissa mitään? 

Miten hyödynnät Microsoftin työkaluja, kuten Project tai Teamsia, projektinhallinnassa? 

Yksi periaate VM IT:n muutosjohtamisen ja muutoshallinnan palveluiden rakentamisessa on ollut hyödyntää Microsoftin M365 -palveluita ja lisenssejä mahdollisimman paljon. Tällä tavoitteella pyritään siihen, että minimoidaan kustannuksia ja otetaan tuotteista enemmän irti. Lisäksi hyötynä on, että M365:n tuotteet ja ratkaisut ovat jo ennestään tuttuja kaikilla ja toimivat hyvin yhteen, eikä ole tarvetta hankkia erillistä tuotekoulutusta projektien johtamiseen. Kaikki VM IT:n omat projektihallinnan työvälineet ja asiakkaille tarjottavat projektipalvelut on rakennettu ja toimitetaan Teams, Sharepoint, Planner ja PowerBI pohjalta. Taustalla toteutusta tukee tarvittaessa Power Automate. Copilot ja Copilot agentit ovat myös vahvasti mukana projektin johtamisessa, suunnittelusta sekä raportoinnissa.   

Miten hallitset sidosryhmien odotuksia ja kommunikaatiota projektin aikana?

VM IT:n projektitoiminnan oppi ja käytäntö ovat kausiraportit sovituin aikavälein, jolloin hoidetaan samalla niin viestintää kuin projektin johtamista. VM IT:n projektien kokoluokkaan sopii oikein hyvin käytäntö, jossa kausiraportti poistaa tarpeen erilaisille tilannepalavereille yhdessä projektin työtilan kanssa, joka on tarvittaessa ja projektin tyypin mukaan avoin koko projektiryhmälle sekä asiakkaille. Osa kausiraportin datasta saadaan suoraan VM IT:n omasta projektisalkusta. 

Miten arvioit ja hallitset projektin riskejä? 

Projektin riskienhallinta tapahtuu niin projekti kuin projektisalkkutasolla. Projektin osalta riskit arvioidaan projektitasolla projektin tavoitteiden mukaisesti osana projektisuunnittelua. Riskien seuranta tapahtuu kausiraportin kautta sekä tarvittaessa projektin ohjausryhmissä osana riskienhallintasuunnitelmaa. Projektisalkkutasolla seurataan perinteiseen tapaan lähinnä kustannuksia, aikataulua ja resursseja liikennevaloilla, mutta myös jo aikaisemmin todettujen muiden raporttien / KPI:n (Key Performance Indicator) kautta. 

Miten varmistat, että tiimisi on motivoitunut ja sitoutunut projektin tavoitteisiin? 

Yksi projektin tärkeimmistä menestystekijöistä on projektiryhmä. Voi kai todeta, että monta kertaa projekti on yhtä hyvä kuin projektiryhmä itsessään. Tärkeä tekijä tässä on se, että projektiryhmällä on selkeä tieto tehtävistä ja vastuista sekä miksi projektia tehdään. Tähän auttaa selkeät työpaketit ja tehtävälistat, joiden määrittämiseen tiimi pääsee itse osallistumaan.

VM IT:n mallissa tässä auttaa Planner Premium, johon tunnistetaan ja tehdään tehtävät tarvittavalla tasolla, jolloin tässä ”moniajomaailmassa” myös tekijöillä säilyy tilannekuva siitä missä mennään. Projektin ja tiimin johtamisen näkökulmasta on tärkeää antaa tiimille tilaa ja vastuuta. VM IT:n projektimalli on yhdistelmä eri projektimenetelmiä aina vesiputouksesta Prince2:n kautta Scrumiin sekä Kanban tauluun. Edellä mainittujen menetelmien kautta on tehty projektien playbook, joka lähtee hyvin pitkälti tiimin itseohjautuvuudesta. Toki tarvittaessa tuetaan tilanteen ja tarpeen mukaan eri menetelmistä poimituilla seuranta- ja johtamismenetelmillä.

Miten priorisoit projekteja, kun resurssit ovat rajalliset? 

Teknisestä näkökulmasta projektisalkun avulla ja sitä kautta tilannekuvan sekä myös resurssiennusteen avulla. Nämä ovat siis rakennettu kaikki M365:n työvälineillä ja PowerBI:llä. Toiminnallisesti on sovittu PMO:n (Project management office/projektitoimiston) osalta prioriteetit sille, miten ja millaisia projekteja edistetään ja missä aikataulussa.

Luonnollisesti asiakkaiden jatkuvien palveluiden toimittaminen on se tärkein ja sen jälkeen asiakasprojektit. Resurssoinnin osalta VM IT:n resurssit on roolitettu eri tehtävien ja osaamisen mukaan, jolloin hyvän tilannekuvan pohjalta nähdään milloin ja mihin resursseja riittää. Tämä auttaa myös uusien asiakkuuksien käyttöönotossa, jotta jokainen käyttöönotto saadaan toteutettua mahdollisimman laadukkaasti.

Miten käsittelet muutoksia projektin aikana ja varmistat, että ne eivät vaikuta negatiivisesti lopputulokseen? 

Projekteihin liittyvät muutokset käsitellään projektin muutoshallinnan kautta ja tätä varten on olemassa projekteissa oma lokikäytäntö, johon kirjataan projektin aikana tunnistetut muutokset ja niihin liittyvät päätökset. Käytäntö on, että mikäli muutos vaikuttaa projektiin tai johonkin sen mittareista, niin muutos käsitellään joko kausiraportin kautta tai tarvittaessa ohjausryhmässä tai muuten sovitulla tavalla projektin omistajien toimesta projektipäällikön johdolla.

Miten hyödynnät dataa ja analytiikkaa päätöksenteossa projektinhallinnassa? 

Sisäisesti VM IT:llä on käytännössä kaikki projektiin liittyvä data tuotu PowerBI:hin, jonka pohjalta on sekä projekteja että myös tuotantoa varten useita valmiita raportteja, ja näiden avulla tilanteen ja tarpeen mukaan voidaan analysoida projekteja eri näkökulmista. Esimerkkejä näistä ovat projektin virtaus ja projektien toteumat, joiden kautta voidaan analysoida muun muassa mikä meni hyvin tai mikä meni huonosti. Tämä auttaa myös arvioimaan projektien työmäärä tulevissa projekteissa. Raportit toimivat myös erittäin hyvänä tukena ja lähteenä projektilaskutuksessa.

Kuka Rauski on?

"Rauski on PMO:n ja projektityön ammattilainen, joka omaa kymmenien vuosien ja satojen eri kokoisten projektien ja muutoshankkeiden läpivientikokemuksen. Rauski on työskennellyt suurista pörssiyrityksistä, teleoperaattoreista aina PK-yritykseen asti ja tämä on tuonut laajan pohjan käsitellä PMO:ta ja projekteja niin tekijöiden kuin liikkeenjohdon näkökulmasta. Rauski pitää erittäin tärkeänä sitä, että projektit arvioidaan aina niiden ja jälkeen ja niistä opitaan. Vastapainona työlle Rauskin intohimo on golf, jossa kierroksia kertyy kesäkautena mallikas määrä." - Petri Rajamäki, COO, VM IT Oy.

Onko teillä paljon projekteja, joiden hallinnointi tuottaa harmaita hiuksia? Projektisalkku on yksi erittäin tehokas työkalu kokonaisuuden hallinnointiin ja johtamiseen, joka voidaan rakentaa suoraan teidän M365-ympäristöön. Näin säästytään muun muassa turhilta ohjelmistokuluilta.

Ota yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta ja jutellaan teidän tarpeista tarkemmin!